فروشگاه اینترنتی چندسو |
چیدمان اداری یکی از نکات مهمی است که متاسفانه توجه زیادی به آن نمیشود، در حالی که اگر این چیدمان به درستی رعایت شود، مزایایی بسیاری در پی خواهد داشت. با توجه به این امر، در این مطلب از چندسو به نکات مهم استاندارد چیدمان اداری پرداخته و به مزایایی آن اشاره خواهیم کرد. با ما همراه باشید. یک بخش اداری را در نظر بگیرید که محل رفت و آمد تعداد مشخصی مراجعه کننده میباشد که به صورت عادی اعضای مجموعه پاسخگوی آنها هستند. حال آن که استاندارد چیدمان اداری در آن مکان رعایت نشده است.
اکنون تصور کنید به هر دلیلی تعداد افراد حاضر در محل اعم از کارمندان و یا مراجعهکنندگان در یک بازه زمانی افزایش قابل توجهی پیدا کند؛ نتیجه قابل مشاهده به این شکل خواهد بود که به سرعت هرج و مرج و اختلال در پیگیری امور به وجود خواهد آمد و اجرای صحیح کارها به تعویق خواهد افتاد و حتی ممکن است اجرای امور عادی نیز دچار چالش گردد. همه افراد تحت تاثیر این موضوع قرار خواهند گرفت، آسیبهای جدی به بخشهای مختلف وارد شده، و خسارات معنوی و مادی متعددی بر پیکره مجموعه تحمیل خواهد شد.
محیط دومی را در نظر بگیرید که با رعایت استاندارد چیدمان اداری، امور خود را با قدرت اجرایی کرده و با نظم خاصی نیروهایش را به پیش میبرد و در جهت افزایش کارایی خود تلاشش را مضاعف میکند. کارفرماها بدون دغدغه به فعالیتهای اصلی خود میپردازند و مخاطبان و مشتریان نیز با آرامش و حسِ ارزشمندی به انتظار مینشینند. اما چگونه به چیدمانی برسیم که حالت دوم برای ما اتفاق بیافتد و چطور آن را ساماندهی کنیم؟
برای پاسخ به این سوال ابتدا باید بدانیم که منظور از ساختار استاندارد چه نوع ساختاری است، و پس از آن برای رسیدن به این هدف چه شرایط و ابزاری را نیاز داریم؟
استاندارد چیدمان اداری چیست؟
شاید بهتر باشد که ابتدا تعریف دقیقی از استاندارد داشته باشیم. «مدل و قواعدی که برای عموم مورد اقبال و پسند باشد و در کنار آن موجب افزایش کارایی و کیفیت نیز گردد.» با توجه به این تعریف، یک محیط استاندار را اگر بخواهیم توضیح دهیم به این شکل خواهد بود که: «محلی استاندارد محسوب میشود که شاخصههای افزایش کیفیت و احساس خوشایند بودن را برای فرد یا افراد حاصل کند.» برای رسیدن به این محیط، استاندارد چیدمان اداری را با شاخصههایی دستهبندی میکنیم و با رعایت آن به حد مطلوب و مورد انتظار از یک مکان اداری دست پیدا خواهیم کرد.
اکنون با در ذهن داشتن تعریفی از محیط استاندارد، شاخصه های استاندارد چیدمان اداری در یک دفتر را ذکر مینماییم:
- نظم اداری
یک محدوده اداری متشکل از میزها، صندلیها، قفسهها، لوازم ضروری و یا حتی تزییناتی است و بسیاری از این دست اقلام را در خود جای میدهد. حال اگر این وسایل و لوازم بدون برنامه و به صورت بینظم چیده شوند و مورد استفاده قرار گیرند، مشکلات عدیدهای بوجود میآیند که از جمله آنها میتوان به مواردی مانند عدم امکان عبور و مرور بین پرسنل و یا ارباب رجوع در هر بخش، امکان برخورد و آسیب با لوازم و ادوات موجود در آن بخش، عدم امکان نظافت کامل محیط، و از همه مهمتر ایجاد حواس پرتی برای کارمندان و پایین آمدن تمرکز آنها اشاره کرد.
در مجموع همه اینها باعث کاهش راندمان بخش مربوطه خواهد شد. همچنین توجه کنید که چیدمان و دکوراسیون اتاقها بایستی هر یک اصول مشخصی داشته باشند. برای مثال اصول رعایت شده در دکوراسیون اتاق مدیریت، با سایر اتاقهای یک اداره بایستی متفاوت باشند. راهکار پیشنهادی ما برای ایجاد یک محیط اداری منظم این است که با توجه به لوازم و وسایل موجود، میزها در محلهایی با فاصله یکسان از یک دیگر قرار گیرند.
اگر فضای اداریتان این اجازه را به شما میدهد که میزها را بصورت دو به دو روبروی یکدیگر قرار دهید، از این فرصت استفاده کامل را ببرید؛ چرا که با این کار محل تردد بیشتری در اختیار پرسنل و یا مراجعه کنندگان خود قرار خواهید داد. قفسههای بدون استفاده و بیش از حد بزرگ را از آن جا خارج کنید و به جای آنها از فایلهای استاندارد و کم جا بهره ببرید. سیم کشیها را از درون داکتهای مخصوص عبور دهید تا جلوه بهتری به محیط بدهید.
برای ساعات روز از امکانات موجود و فضای باز (پنجرهها و نورگیرهای) دفتر یا آن محل استفاده کرده و برای ساعاتی تاریکی و شب، از نورهای ترکیبی و غیر مستقیم استفاده کنید. همچنین سعی کنید از استفاده بیش از حد از لوازم دکوراتیو و خاص که همگونی و ترکیبهای درست یک دکوراسیون اداری را بر هم میزنند، به شدت خودداری کنید. برای کفپوش از ترکیب رنگهای روشن و برای دیوارپوشها از رنگهای مکمل و خنثی استفاده کنید.
در انتها نیز بخشهایی که لازم به جداسازی از یکدیگر هستند را با دیوارهای کاذب و جدا کنندهها، پارتیشن بندی کنید. برای ایدههای بیشتر در رابطه با این رنگها، پیشنهاد میکنیم مطلب رنگ مناسب اتاق کار و محیط اداری را مطالعه کنید.
- قابل تغییر بودن
پس از موضوع مهم انضباط در یک مکان اداری، برای دستیابی به یک چیدمان اصولی، موضوع مهم دیگری مطرح میشود که تاثیر فراوانی در استاندارد بودن دکوراسیون اداری آن محل خواهد داشت. اگر فضای اداری شما بسیار کوچک هم باشد، اما امکان ایجاد تغییرات هر چند جزئی در آن وجود دارد، به راحتی میتوانید به یک قالب استاندارد برای محیط خود دست یابید. نکته مهمی که در این قسمت نهفته، این است که هیچ شخصی نمیتواند یک نسخه برای رسیدن به ایدهآلترین استاندارد چیدمان اداری را برای هر فضایی بپیچد.
حال آن که هر یک از آنها کاربریهای متفاوت از هم داشته باشند. دلیل آن هم کاملا واضح است؛ برخی فضاها امکان تغییرات را به کلی از مجریان چیدمان میگیرند و شخص یا اشخاص اجرا کننده فقط یک حالت، آن هم به صورت دائمی برای آنها تهیه و پیاده سازی میکند. در نقطه مقابل اما فضاها و مکانهای اداری وجود دارد که به دلیل شرایطشان دست افراد برای تغییرات بی نهایت باز بوده و امکان هر نوع چیدمانی برایشان مقدور است.
چنین فضاهایی نه تنها یک استاندارد، بلکه ممکن است چندین نوع مختلف از چیدمان را با رعایت تمامی اصول استاندارد فضای اداری بدست آورند. پس قبل از شروع تغییرات جوانب کلی این موضوع را حتما در نظر بگیرید.
- احساس راحتی در اداره
از دیگر شاخصهای استاندارد چیدمان اداری میتوان به احساس راحتی کارمندان و مدیران در آن فضا اشاره کرد. سوال دیگری در این جا به وجود میآید که ملاک راحتی در یک فضای اداری چیست؟ بنا به هر موقعیت شغلی، المانهای متعددی در راحتی یا سختی یک کار تعریف میگردد. اما در حوزه فعالیتهای اداری، راحتیِ مربوط به شرایط فیزیکی را میتوان در احساس سکوت، دمای مناسب، نور مناسب، استفاده از لوازم با کیفیت در محیط و امنیت تعریف کرد.
برای بوجود آوردن چنین شرایطی زیر ساختهای موجود در محل مورد استفاده اهمیت بالایی دارند. استفاده از پنجرههای دو جداره برای جلوگیری از نفوذ آلودگی صوتی خارجی به درون محوطه، استفاده از پکیجهای سرمایشی و گرمایشی بجای گرمکنندهها و سردکنندههای نقطهای، استفاده از چشمههای نور سرد و گرم برای جلوگیری از خستگیهای ناشی از نور محیطی، تهیه لوازم و وسایل مورد استفاده که از کیفیت مناسب برخوردار باشند، مانند صندلیهای ارگونومیک، میزهایی با ارتفاع استاندارد و مهمترین قسمت، احساس امنیت.
امنیتی که جهات مختلفی را پوشش میدهد؛ از استحکام بنا در مقابل بلایای طبیعی مانند زلزله تا وجود ادوات اطفاء حریق در گوشه و کنار محل هنگام آتش سوزیها. حالا که به یک چهار چوب کلی از استانداردها رسیدیم، میتوانیم به سوالی که در تیتر مقاله نیز مطرح کردیم پاسخ دهیم؛
رعایت استاندارد چیدمان اداری در یک دفتر چه مزایایی در پی خواهد داشت؟
افزایش آرامش، بالا رفتن راندمان مجموعه، ایجاد حس مثبت و از بین رفتن تنشهایی که در سایر محیطها قابل مشاهده است، احساس با ارزش بودن و سطح بالای کار از نگاه مشتریان یا مخاطبان مجموعه و بسیاری از ویژگیهای بزرگ و کوچک که پس از اجرایی شدن این فرآیند خود را بروز میدهند. با توجه به مواردی که در بالا ذکر شد و مورد بررسی قرار گرفت، میتوان تعریف کاملی از پارامترهای استاندارد چیدمان اداری کرد که با رعایت آنها علاوه بر داشتن مکانی زیبا و دلنشین باعث احساس رضایتمندی افرادی که در آن محیطها تردد دارند و یا بصورت تمام وقت مشغول به کار هستند، شد.
به نظر شما آیا موارد دیگری را می توان برای بدست اوردن استاندارد چیدمان اداری در محیط های اداری عنوان کرد؟ نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
