یک کتابخانه اداری مناسب چه ویژگی هایی دارد؟

کارایی کتابخانه‌ها متفاوت و بسیار است، به طور حتم کاربرد یک کتابخانه اداری با کتابخانه‌های دیگر متفاوت است. گاها نامرتبی فایل‌های اداری و نحوه غلط بایگانی اطلاعات باعث اتلاف وقت بسیاری در ادارات می‌شود. یک کتابخانه اداری مناسب با نوع کاری می‌تواند به نوعی در بایگانی اطلاعات ایجاد نظم کند و همچنین بدین ترتیب در زمان صرفه‌جویی شود.

چیدمان درست پرونده‌ها در کتابخانه‌های اداری، اتلاف وقت را برای کارمندان و ارباب رجوع کاهش می‌دهد. بدین ترتیب هر پرونده در جایگاه درست خود قرار می‌گیرد و امکان دسترسی به آن آسان می شود. دیگر کاربرد کتابخانه استفاده از فضاهای اضافی و بدون مصرف است. اصولا ادارات دارای فضای وسیعی نیستند از این‌رو با استفاده از یک کتابخانه مناسب با فضا جای بیشتری برای استفاده از محیط ایجاد می‌شود. از طرفی نیز استفاده از کتابخانه‌ها با درب‌های قفلدار امکان دسترسی سایرین به فایل‌های مهم را کاهش می‌دهد و مانع گم شدن مدارک می‌شود.

در خرید یک کتابخانه به چه نکاتی باید توجه کرد؟

کتابخانه‌ها در اندازه‌های مختلف و در طرح‌های متنوع تهیه می‌شوند. جنس کتابخانه‌ها نیز متفاوت است. برای انتخاب یک کتابخانه مناسب باید به نکاتی توجه کرد:

جنس کتابخانه: از آنجایی که کتابخانه‌ها حمل کننده مقدار قابل توجهی کتاب و یا مدارک هستند پس باید از جنسی مرغوب و با کیفیت انتخاب شوند تا در دراز مدت دچار تاب خوردگی در طبقات و یا شکستگی نشوند و دیرتر فرسوده شوند.

ابعاد کتابخانه: انتخاب ابعاد یک کتابخانه متفاوت است و کاملا مشخص است که باید با توجه به محیط انتخاب شود. همانطور که گفته شد با توجه به اینکه ادارات از فضای کمتری برخوردار هستند باید در انتخاب یک کتابخانه اداری به این نکته توجه شود که مهم‌ترین نقش آن پر کردن فضای بلا استفاده باشد تا بتوان از آن فضا برای کاربرد بهتری همچون بایگانی مدارک و اسناد استفاده کرد.

نوع کتابخانه: همانطور که گفته شد کتابخانه‌ها در انواع مختلفی ارائه می‌شوند. مثلا برخی از آن‌ها بدون درب و برخی درب‌دار هستند و یا نوع درب استفاده شده از آن ها نیز متفاوت است. مهم‌ترین انتخاب برای یک کتابخانه اداری درست این است که درنظر گرفته شود که آن کتابخانه چه نوع کاربردی خواهد داشت. اگر کتابخانه ای برای بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک مهم شرکت مورد نظر است پس بهتر است از کتابخانه‌ای اداری با درب چوبی و قفل‌دار استفاده شود تا علاوه بر این که نمایان بودن مدارک را پنهان می‌کند با وجود قفل از دسترسی افراد متفرقه نیز می‌پرهیزد. بهترین نوع کتابخانه برای ادارات به جز اتاق‌های بایگانی، استفاده از کتابخانه‌هایی است که از ترکیب درب چوبی و شیشه‌ای تهیه شده‌اند زیرا این امر باعث می‌شود تا در قسمت درب قفل‌دار مدارک با اهمیت بیشتر قرار بگیریند و در قسمت شیشه‌ای مدارکی که از اهمیت کمتری برخوردارند و نیاز به دسترسی آسان‌تر دارند باشند.

رنگ : در گذشته روال بر این بود که در ادارات از کتابخانه‌هایی با رنگ‌هایی تیره و یا کمی تیره استفاده می‌شد تا فضا حالتی رسمی و اداری به خود گیرد اما امروزه با توجه به نگاه متفاوت مدیران و صاحبان مشاغل به دکوراسیون در فضای اداری از رنگ های متنوع‌تری نیز استفاده می‌شود.

در مجموع بهتر است قبل از خرید ابتدا مواردی را که ذکر شد در نظر گرفت و سپس کتابخانه اداری مناسب با محیط کاری انتخاب کرد. فروشگاه اینترنتی چندسو با درنظر گرفتن تمامی موارد برای یک انتخاب مناسب، کتابخانه‌های زیبایی را ارائه داده است. همچنین مشاوران حرفه ای طراحی دکوراسیون در چندسو می‌توانند شما را در انتخاب یک کتابخانه اداری مناسب و زیبا یاری کنند. شما می‌توانید با تماس با واحد پشتیبانی چندسو از خدمات مشاوره آن بهره مند شوید.